Ovo je kompleksan proces u kome se vrši sistematično i detaljno prikupljanje, obrada i analizira dostupnih podataka, sa ciljem da identifikujemo i definišemo optimalni model poslovnih procesa. 

Krajnji cilj ovih aktivnosti je da se poslovni procesi dovedu na optimalni nivo, sa ciljem smanjenja troškova i povećanja efikasnosti.

Optimizacija poslovnih procesa predstavlja skup aktivnosti sa ciljem unapređenja organizacione efikasnosti kroz unapređenje poslovnih procesa. Ova disciplina je ujedno deo upravljanja poslovnim procesima (Business Process Management). Optimizacijom poslovnih procesa omogućavamo optimalno dostizanje poslovnih ciljeva.

Neki od primera optimizacije poslovnih procesa su:

• Uklanjanje suvišnih procesa
• Pojednostavljivanje tokova rada
• Unapređenje komunikacije
• Predviđanje poslovnih promena

Optimizacija poslovnih procesa donosi razne benefite koji pomažu kompanijama da lakše prebrode turbulentne tržišne uslove, kao na primer: 

1. Usklađivanje sa tržišnim pravilima
2. Pojednostavljene poslovne operacije
3. Smanjenje rizika
4. Dobra iskorišćenost resursa
5. Doslednost u poslovanju
6. Potvrđen kvalitet
7. Povećana transparentnost

Sve ove aktivnosti mogu biti ključ uspeha kompanije na tržištu.

Planiranje je ključno za većinu elemenata koje obrađujemo tokom optimizacije poslovnih procesa. Plan optimizacije se u načelu sastoji od četiri ključna koraka:

Korak 1: Identifikovanje

• Klijent bira problematičan proces koji želi da optimizuje. Zatim se definiše svrha i cilj optimizacije.

Korak 2: Analiza

• Da li proces dostiže željene ciljeve? Postoje li viškovi u procesu koje treba ukloniti?

Korak 3: Implementacija

• Nakon što se uklone nepotrebni elementi, novostvoreni proces se automatizuje.

Korak 4: Monitoring

• Tokom ovog koraka vrši se nadzor sa mikro i makro nivoa, te se proces dodatno usklađuje da bi se u potpunosti dobili željeni rezultati